Por desgracia, es frecuente que recordemos buena parte de nuestras reuniones de trabajo como una miserable y lastimosa pérdida de tiempo y de energía. Aunque nos provoque inquietud reconocerlo, no abundan los profesionales capaces de planificar y liderar eficazmente reuniones con un mínimo de rigor y de sentido común.
La verdad, no hace falta ser Peter Drucker ni Stephen Covey para organizar una pequeña reunión de trabajo, pero a menudo dejamos nuestra inteligencia en el guardarropa y nos entregamos a una vorágine de despropósitos y desatinos cuando se trata de trabajar un rato en grupo, dialogando alrededor de una mesa.
El primer punto crucial a considerar es para qué sirve una reunión, cuál es el objetivo que nos ha llevado a convocarla y a ‘secuestrar’ el tiempo y el ánimo de varios de nuestros compañeros/as por espacio de una, dos, tres o ¡más horas…!
Una reunión puede convocarse para:
- Informar
- Formar
- Recabar información que aportan los/as participantes
- Intercambiar puntos de vista
- Llegar a un acuerdo
- Tomar decisiones
- Resolver un conflicto
- Generar nuevas ideas
- Cohesionar el grupo y aumentar su nivel de motivación
- Ofrecer feedback a los/as participantes respecto de su trabajo
En consecuencia, si estás pensando convocar una reunión profesional que no responde a alguno de los mencionados objetivos u otro similar, te sugerimos que lo valores durante unos minutos y consideres la posibilidad de inhibirte y dejar en paz de tus colegas, jefes y/o colaboradores. Olvida la reunión, ya tendrás ocasión de convocarla cuando sea realmente necesaria.
Fijar objetivos concretos
Pero, ¿por qué nos somos proclives a organizar reuniones inútiles que socavan la productividad y el clima de trabajo de una empresa? En efecto, con frecuencia, se programan reuniones que carecen de un objetivo operativo concreto y fundamentan su realización solo en razones psicológicas, sociales, caprichosas o meramente egocéntricas. Por ejemplo, es habitual que recuerdes haber tomado parte en reuniones totalmente superfluas en las que el único objetico reconocible era:
- Cumplir con un ritual
- Transmitir sensación de ‘dinamismo y eficacia’
- Demostrar autoridad
- Justificar una decisión ya tomada con anterioridad
- Etc.
Lamentablemente, una estimable proporción de mandos intermedios, líderes organizacionales, jefes, barandas, prebostes, gurús y jerifaltes utilizan las reuniones para encubrir o soslayar algunas carencias en sus competencias profesionales más elementales e incurren en:
- Falta de destrezas para afrontar el trabajo individual
- Carencias personales para tomar decisiones en solitario
- Gusto por la agitación
- Búsqueda de interacción social
- Etc.
En definitiva, cabe afirmar que las reuniones han de ser un instrumento útil para facilitar el trabajo colaborativo y nunca una argucia para ocultar carencias profesionales individuales o hacer valer posiciones de liderazgo autoritario. Una reunión a destiempo o inadecuadamente liderada supone una notable merma en la productividad individual de quienes la comparten, al tiempo que contamina e intoxica el clima laboral.
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